Neuanmelde- und Kontrollpflicht; Vermerke

Neuanmelde- und Kontrollpflicht

Da das Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Umsetzung der 4. EU-Geldwäsche-Richtlinie einen Beitrag zur Verhinderung von Terrorismusfinanzierung und Geldwäsche leisten soll, ist es notwendig, Änderungen der wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse auch zeitnah im Register zu erfassen. Dementsprechend hat der Gesetzgeber den einzelnen Rechtsträgern nicht nur die Pflicht auferlegt, die bestehenden wirtschaftlichen Eigentümer bis 1.6.2018 einmalig zu registrieren, sondern in Folge auch Änderungen der wirtschaftlichen Eigentümer binnen vier Wochen nach Kenntnis der Änderung anzumelden.

Weiters besteht für jeden Rechtsträger die Verpflichtung, zumindest einmal jährlich zu prüfen, ob die im Register der wirtschaftlichen Eigentümer hinterlegten Daten noch mit den tatsächlichen Eigentumsverhältnissen übereinstimmen und etwaige Änderungen auch entsprechend im Register zu erfassen. Darüber hinaus muss auch eine angemessene Dokumentation über die Feststellung der wirtschaftlichen Eigentümer erfolgen: Kopien der Dokumente und Informationen, die für die Erfüllung dieser jährlichen Sorgfaltspflicht erforderlich sind, müssen bis mindestens fünf Jahre nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums der natürlichen Person aufbewahrt werden.

Um die Aktualität und damit den praktischen Nutzen des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer zu gewährleisten, sieht das WiEReG Geldstrafen in empfindlicher Höhe bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Falschmeldung der wirtschaftlichen Eigentümer eines Rechtsträgers vor: Eine absichtliche Falschmeldung wird mit einer Geldstrafe bis zu einer Höhe von EUR 200.000,- sanktioniert, während eine grob fahrlässige Falschmeldung mit einer Geldstrafe in der Höhe bis zu EUR 100.000,- bestraft wird. Wird die Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer eines Rechtsträgers nicht oder nicht vollständig erstattet, kann die Abgabenbehörde deren Vornahme durch Verhängung von Zwangsstrafen erzwingen.

Vermerke

Vermerke sind in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer gesetzte Warnhinweise, dass die tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentumsverhältnissen von den eingemeldeten wirtschaftlichen Eigentumsverhältnissen abweichen. Vermerke können durch einen Verpflichteten oder durch eine Behörde gesetzt werden.

Vermerke durch Verpflichtete

Stellt ein Verpflichteter bei Anwendung seiner Sorgfaltspflichten bei der Überprüfung eines Kunden fest, dass ein anderer wirtschaftlicher Eigentümer eingetragen ist, als er im Rahmen seiner Sorgfaltspflichten festgestellt hat und ist er überzeugt zu wissen, dass die Eintragung im WiEReG unrichtig oder unvollständig ist, dann kann er der Registerbehörde auf dem elektronischen Weg melden, dass der eingetragene wirtschaftliche Eigentümer nicht verifiziert werden konnte. Diesen Vorgang nennt man im Amtsjargon „Setzung eines Vermerkes“.

Im Rahmen dieses Vorganges wird von der Behörde in weiterer Folge unter Angabe des Datums im Register vermerkt, dass die Eintragung nicht verifiziert werden konnte und der betroffene Rechtsträger vom Vermerk im Register für wirtschaftliche Eigentümer in Kenntnis gesetzt, ohne den Urheber des Vermerks preiszugeben. Der Vermerk führt dazu, dass Verpflichtete bei der Feststellung und Überprüfung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers die Informationen eines erweiterten Auszuges nicht mehr als alleinige Grundlage verwenden dürfen und stattdessen zusätzliche angemessene Maßnahmen zu ergreifen haben, sodass sie überzeugt sind zu wissen, wer der wirtschaftliche Eigentümer ist. Eine Einstufung des Kunden in eine höhere Risikokategorie ist aber alleine aufgrund eines  Vermerkes nicht erforderlich.

Der betroffene Rechtsträger kann nach der Verständigung über die Setzung eines Vermerks eine neuerliche Meldung seines wirtschaftlichen Eigentümers durchführen, was dazu führt, dass der ursprünglich gesetzte Vermerk nur mehr unter den historischen Daten geführt wird. Jener Verpflichtete, der den Vermerk über die möglicherweise vorliegende Unrichtigkeit des Rechtsträgers gesetzt hat, wird daraufhin von der neuerlich durchgeführten Meldung verständigt.

Vermerke und Meldung durch die Behörde

Auch die Registerbehörde kann, wie ein entsprechender Verpflichteter, sollte sie zur Überzeugung gelangen, dass die Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer eines Rechtsträgers unrichtig sind, einen Vermerk setzen, dass die im Register der wirtschaftlichen Eigentümer hinterlegten Daten nicht verifiziert werden konnten. Der betroffene Rechtsträger wird daraufhin ebenfalls über das Unternehmensserviceportal über die Setzung des Vermerks informiert und kann eine neuerliche Meldung über seine wirtschaftlichen Eigentümer abgeben, woraufhin der Vermerk nur mehr unter den historischen Daten geführt wird. Auch ein behördlicher Vermerk führt dazu, dass Verpflichtete bei der Feststellung und Überprüfung der Identität des wirtschaftlichen Eigentümers die Informationen eines erweiterten Auszuges nicht mehr als alleinige Grundlage verwenden dürfen.

Weiters kann die Behörde, wenn keine oder nach Meinung der Behörde unrichtige Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer eines Rechtsträgers eingetragen sind, und die Behörde überzeugt ist zu wissen, wer die wirtschaftlichen Eigentümer eines Rechtsträgers sind, eigenständig einen Eintrag vornehmen. Die behördlich gemeldeten Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer werden mit dem Vermerk übernommen, dass es sich dabei um eine behördliche Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer handelt. Der entsprechende Rechtsträger wird über den behördlichen Vermerk informiert und kann dann seinerseits seinen wahren wirtschaftlichen Eigentümer melden, woraufhin der behördliche Eintrag nur mehr unter den historischen Daten geführt wird.