Meldepflicht und Meldebefreiungen

Meldepflicht

Das WiEReG legt den Betroffenen prinzipiell selbst die Pflicht auf, ihre(n) wirtschaftlichen Eigentümer festzustellen, zu melden und zu überprüfen. Die Meldung der Daten erfolgt digital über das Unternehmensserviceportal des Bundes an die Bundesanstalt Statistik Österreich und umfasst Vor- und Zuname, Wohnsitz, Geburtsdatum und -ort sowie Staatsangehörigkeit des oder der wirtschaftlichen Eigentümer(s). Ebenfalls anzugeben sind Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses bzw. das Ausmaß der Beteiligung oder Funktion.

Grundsätzlich ist jeder (österreichische) bzw. relevante Rechtsträger selbst verpflichtet, die notwendigen Daten an die Registerbehörde zu melden. Es ist davon auszugehen, dass das (österreichische) Register rund 350.000 Registereinträge enthalten wird – neben den wirtschaftlichen Eigentümern von AGs und GmbHs sollen in diesem Register z.B. auch die wirtschaftlichen Eigentümer von Kommanditgesellschaften, Sparkassen, Vereine, Privatstiftungen und vom Inland aus verwalteten Trusts erfasst werden.

Obwohl bei der Umsetzung des WiEReG darauf Wert gelegt wurde, die Erfassung wirtschaftlicher Eigentümer möglichst einfach und unkompliziert zu gestalten, kann sich die Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers für manche Rechtsträger schwierig gestalten. Daher ist im Gesetz auch die Möglichkeit vorgesehen, dass berufsmäßige Parteienvertreter (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Notare, Rechtsanwälte, Bilanzbuchhalter, Buchhalter und Personalverrechner) für ihre Klienten deren wirtschaftliche Eigentümer feststellen und überprüfen dürfen und diese auch über das Unternehmensserviceportal an das Register melden können.

Die erstmalige Meldung muss bis spätestens 1. Juni 2018 erfolgen. Nach diesem Datum müssen neu entstandene Rechtsträger binnen vier Wochen nach deren Eintragung in das entsprechende Stammregister (zB Firmenbuch) eine Meldung im Register der wirtschaftlichen Eigentümer vornehmen. Auch Änderungen in Bezug auf wirtschaftliche Eigentümer müssen von den Betroffenen selbst binnen vier Wochen angezeigt werden. Um ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen, müssen Betroffene auch zumindest einmal jährlich prüfen, ob die an das Register gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Kopien der relevanten Dokumente und Informationen sind bis mindestens 5 Jahre nach Ende des wirtschaftlichen Eigentums aufzubewahren.

Meldebefreiungen

Das WiEReG sieht auch Befreiungen von der Meldeverpflichtung vor. Unter bestimmten Voraussetzungen werden die bereits in amtlichen Registern (zB im Firmenbuch) vorhandenen Informationen zur Bestimmung des wirtschaftlichen Eigentümers herangezogen und die Daten automatisch in das Register übernommen. Dadurch soll eine Reduktion der Verwaltungslasten durch Meldeverpflichtungen erreicht werden, indem bereits vorhandene Daten über wirtschaftliche Eigentümer von Rechtsträgern genutzt werden. In Summe konnten durch diese Maßnahme rund 285.000 der 356.000 inländischen Rechtsträger von der Meldepflicht befreit werden.

Prinzipiell ausgenommen von der Meldepflicht sind beispielsweise Einzelunternehmen, aber auch Personengesellschaften (OG und KG), sofern alle Gesellschafter natürliche Personen sind und kein Dritter direkt oder indirekt Kontrolle über die Geschäftsführung ausübt. Auch Gesellschaften mit beschränkter Haftung sind von der Meldepflicht befreit, wenn deren wahre wirtschaftliche Eigentümer bereits im Firmenbuch eingetragen sind. Eine Befreiung ist allerdings nicht möglich, wenn einer oder mehrere Gesellschafter eine juristische Person sind oder wenn ein Dritter direkt oder indirekt Kontrolle auf die Geschäftsführung ausübt.

Durch einen automatisationsunterstützter Abgleich mit den Stammzahlenregistern wird sichergestellt, dass nur existente inländische natürliche Personen und inländische Rechtsträger gemeldet werden können. Bei ausländischen natürlichen Personen sind Passkopien im Register zu hinterlegen, die auch dort gespeichert werden. In Kombination mit der Sanktionierung von vorsätzlichen Pflichtverletzungen sollen so generalpräventive Anreize zur Vermeidung von Falschmeldungen gesetzt werden. Um den Aufwand der Betroffenen durch diese sich zusätzlich ergebende Meldepflicht möglichst zu gering halten, werden alle jene Rechtsträger von der Meldung befreit, bei denen bereits Daten über ihre wirtschaftlichen Eigentümer im Firmenbuch oder im Vereinsregister vorhanden sind, sofern die hinterlegten Daten auch den tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümern in der Definition des neuen Bundesgesetzes entsprechen.

Eine Möglichkeit der „Leermeldung“ ist im WiEReG allerdings nicht vorgesehen: Fehlt beispielsweise ein kontrollierender Eigentümer oder lässt sich dieser nicht feststellen, so sind die Mitglieder der obersten Führungsebene als wirtschaftliche Eigentümer zu melden.

Unterlassen Betroffen ihre Eintragung ins neue Register der wirtschaftlichen Eigentümer drohen bei vorsätzlicher Verletzung der Meldepflicht Strafen bis zu EUR 200.000,- und bei grob fahrlässiger Verletzung der Meldepflicht Strafen bis zu EUR 100.000,-. Bestraft werden können sowohl die für die Meldung verantwortlichen Personen – also etwa der Geschäftsführer –, als auch die Rechtsträger selbst im Rahmen der Verbandsverantwortlichkeit.